Usa la guida per implementare il tuo Database sul pc

Crea un nuovo Database

Lancia il programma Access e crea un nuovo database selezionando il pulsante Database vuoto

Attribuiscigli un nome e seleziona un percorso in cui salvarlo cliccando sul simbolo della cartella

Cliccando su Crea il sistema crea automaticamente una nuova tabella e ti apre la vista nella scheda Campi

A questo punto è necessario passare alla Visualizzazione Struttura per definire la struttura della tabella, a partire dal tracciato record desiderato.

Per visualizzare la struttura: Scheda Campi -> pulsante Visualizza

Tieni presente che il programma ti chiederà di salvare la tabella con un nome prima di passare alla modalità di visualizzazione richiesta.

Subito dopo il salvataggio si aprirà questa vista

Definisci la struttura di una tabella

Una volta selezionata la visualizzazione struttura della tabella, è finalmente possibile implementarne il tracciato record e impostarne il campo chiave primaria. Vediamo insieme come. La pagina visualizzata sarà la seguente:

Bisogna tener presente che per ogni campo va specificato:

• il nome
• il tipo
• la descrizione (opzionale)
• nella finestra in basso Generale, eventuali altre proprietà

Infine, bisogna individuare il campo chiave primaria, selezionarlo e impostarlo facendo clic sul pulsante [simbolo chiave]

Ci baseremo sullo schema della tabella Studenti che avevamo definito precedentemente nella lezione teorica e proveremo ad implementarlo insieme:

La struttura verrà implementata inserendo i seguenti dettagli:

Salva la struttura.

A questo punto siamo pronti per inserire i dati nella struttura appena salvata:

Scheda Progettazione -> Visualizza

Digita i dati

Salva il lavoro al termine dell’inserimento.

Crea una Maschera in cui visualizzare i dati

Creiamo la maschera della tabella Studenti

Scheda Crea ->Maschera crea automaticamente una maschera per la tabella

Usa la barra di scorrimento al fondo per visualizzare i record di ciascuno studente

NOTA: attraverso la maschera puoi anche effettuare ulteriori inserimenti.

Salva e chiudi il DB.

Aprire un db esistente

Avvia il programma e seleziona Apri

Sfoglia le cartelle sino a trovare il database precedentemente creato.

Crea successive tabelle

Creiamo la tabella Valutazioni

Scheda Crea -> Tabella

Usa il pulsante Visualizza [simbolo squadretta e matita] -> Visualizza struttura per creare la struttura con il nome Valutazioni

Imposta la chiave primaria IDValutazione di tipo numerazione automatica, in modo che la numerazione delle singole valutazioni venga attribuita automaticamente, con numeri interi.

In fase di creazione della struttura delle tabelle è possibile indicare dei vincoli che guidino e facilitino la successiva immissione dei dati da parte dell’utente. Il db controllerà automaticamente che i dati inseriti rispettino i vincoli prestabiliti.

Salva la struttura e passa in modalità Visualizza per inserire i dati in tabella

Crea una Relazione tra tabelle

Vogliamo mettere in relazione i dati di due tabelle.

Mettiamo in relazione i dati degli Studenti con le relative Valutazioni.

Creeremo in seguito una maschera apposita per poter visualizzare i voti di ogni studente scorrendoli uno dopo l’altro.

Scheda Strumenti database -> blocco Relazioni -> pulsante [simbolo modello concettuale]

Seleziona una tabella per volta e clicca sul pulsante Aggiungi

Per creare la relazione trascina il campo chiave primaria Matricola di Studenti sul campo chiave esterna Studente di Valutazioni

Prima di cliccare OK nella finestra che si apre, seleziona la voce Applica integrità referenziale. In questo modo l’applicativo, in fase di modifica dati, controlla che i valori inseriti nel campo chiave esterna Matricola corrispondano ai valori esistenti nella tabella Studenti; in caso contrario impedisce all’utente di procedere con le modifiche richieste, segnalando la violazione dell’integrità.

Crea una Maschera apposita per la Relazione

Creiamo una maschera per visualizzare i dati emersi dalla relazione tra la tabella Studenti e la tabella Valutazioni.

Lo scopo è quello di visualizzare attraverso un’unica maschera i voti di ogni studente scorrendoli uno dopo l’altro.

Scheda Crea -> gruppo Maschere -> Creazione maschera guidata

Nella finestra che si apre:

• Sposta tutti i campi della tabella Studenti nell’area di selezione facendo click sul pulsante ‘>>’
• scegli i campi della tabella Valutazioni che vuoi considerare nella maschera e spostali usando il pulsante ‘>’

Clic su Fine per concludere la creazione guidata.

La Maschera ottenuta dalla relazione è la seguente:

Modifica la struttura di un tracciato record

Creiamo la tabella Insegnanti con il seguente tracciato (Codice, Cognome, Nome e Materia) e carichiamo dei dati all’interno.

A questo punto, volendo mettere in relazione le valutazioni con i rispettivi insegnanti, dovrò riaprire la struttura della tabella Valutazioni per aggiungere al tracciato record di tale tabella la chiave esterna per il collegamento con gli Insegnanti (ricorda: per capire su quale tabella, di una relazione, vada aggiunta la chiave esterna devo individuare la tabella “a molti” nella relazione “1 a molti”).

Bisogna ottenere il tracciato finale riportato qui sotto

Come procedo?

Apri la tabella Valutazioni con un doppio clic.

Visualizza struttura e aggiungi il nuovo campo Insegnante alla struttura, con funzione di campo chiave esterna, in modo da assegnare ad ogni valutazione il codice insegnante al quale si riferisce

Salva

Modifica una Relazione tra tabelle

Vogliamo modificare la relazione precedente tra le due tabelle Studenti e Valutazioni per includere anche la tabella Insegnanti.

Usa il pulsante [simbolo modello concettuale]

Clicca sul pulsante Mostra tabelle [simbolo tabella con ‘+’]

e aggiungi la terza tabella.

Collega con il trascinamento il campo chiave esterna Insegnante in Valutazioni con il campo chiave primaria Codice in Insegnanti.

Ricorda di selezionare la casella Applica integrità referenziale prima di confermare definitivamente la relazione.

A questo punto è possibile completare la tabella Valutazioni inserendo i codici degli insegnanti nella colonna Codice.

Salva.

Attenzione: se provo ad inserire un codice Insegnante non presente nella tabella principale Insegnanti (ad esempio I003), l’applicazione mi blocca segnalando la violazione dell’integrità referenziale.

Gestire i Report di stampa

Creiamo un report di stampa dalla tabella Studenti

Apriamo la tabella Studenti con un doppio clic; per ottenere un report: Scheda Crea -> pulsante ‘notebook’ (il report potrà essere modificato, stampato, visto in anteprima, facendo clic su Scheda Progettazione -> gruppo Visualizza -> pulsante Anteprima di Stampa)

Possiamo filtrare i dati del db per produrre un report di stampa di diverso tipo.

Produciamo un report contenente solo le valutazioni sufficienti ordinate in base ai valori crescenti dei voti

Apri la tabella Valutazioni con un doppio clic; clicca su Crea -> Report

Seleziona l’intestazione della colonna Voto e digita Scheda Home -> Filtro [simbolo imbuto]

Nella finestra che si apre filtra i dati selezionando Ordina dal più piccolo al più grande e, successivamente, lasciando selezionate solo le caselle corrispondenti ai voti sufficienti.

Conferma il filtro tramite il pulsante OK.

Creiamo un report di più tabelle selezionate

Per selezionare dalle tabelle (in ordine di precedenza: Studenti, Valutazioni, Insegnanti) i campi da riportare nel report di stampa: Scheda Crea -> Creazione guidata Report

In questo modo stamperemo i dati ricavati da più tabelle relazionate tra loro.

Per modificare l’intestazione del report e delle colonne (o aggiungere un’immagine o un logo al report, fare delle totalizzazioni, agire sulle dimensioni ecc) utilizzare la Visualizzazione struttura.

Filtrare i dati

Creiamo un filtro in base alla classe frequentata

Apri la tabella Studenti

Seleziona la colonna corrispondente al campo Classe, clicca su Scheda Home -> blocco Ordina e Filtra -> pulsante [simbolo imbuto] specificando nella finestra che si apre la condizione di ricerca.

Ad esempio: 2A

Ripeti l’operazione per la colonna Specializzazione.

Imposta l’ordinamento col pulsante [simbolo ‘az’]

Creiamo un filtro in base alla Specializzazione

Posizionati sul valore interessato alla ricerca nella colonna Specializzazione della tabella Studenti.

Utilizza un filtro di tipo selezione scegliendo dall’elenco il tipo di condizione.

Creare ricerche

Creiamo una ricerca generale

Fai clic su Scheda Crea -> Struttura Query -> pulsante [simbolo tabella con squadra]

Nella finestra che si apre impostare la query aggiungendo le tabelle interessate e poi con doppio clic seleziona i campi delle tabelle per spostarli nella griglia sottostante

Per visualizzare i campi nella tabella risultante, selezionarne la casella Mostra

Per eseguire la query: Scheda Progettazione -> pulsante [simbolo punto esclamativo]

Creiamo una ricerca che fornisca il numero totale di valutazioni di uno specifico studente

Scheda Crea -> Struttura query -> pulsante [simbolo tabella e squadra]

Nella finestra che si apre impostare la query aggiungendo le tabelle interessate e poi con doppio clic seleziona i campi delle tabelle per spostarli nella griglia sottostante.

Imposta il criterio di ricerca e seleziona la casella Mostra per i campi da visualizzare nella tabella risultante.

Nella finestra di creazione della struttura della query, viene visualizzata la Formula facendo clic su Scheda Progettazione -> gruppo Mostra/Nascondi -> Totali  [simbolo sommatoria]

Per indicare che deve essere contato il numero di righe della tabella Valutazione in corrispondenza con lo studente preso in considerazione (cioè il numero di valutazioni a lui associate), seleziona la funzione Conteggio nella colonna corrispondente al campo NumValutazione

Per eseguire la query fai clic sul pulsante [simbolo punto esclamativo] della scheda Progettazione.

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